Rapat Persiapan Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban PB PON XXI Tahun 2024 Aceh-Sumut Wilayah Sumatera Utara

Senin tanggal 06 Januari 2025 pada pukul 10.30 WIB s.d 12.00 WIB Kadisporasu selaku Ketua Harian PB PON XXI Tahun 2024 Aceh-Sumut Wilayah Sumatera Utara telah memimpin Rapat Persiapan Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban PB PON XXI Tahun 2024 Aceh-Sumut Wilayah Sumatera Utara
 

B. Turut Hadir dalam kegiatan sbb :

1. M. Mahfullah Pratama Daulay, S.STP., M. AP (Ketua Harian PB PON XXI/2024 Aceh-Sumut Wil. Sumatera Utara)

2. Apri Sugiarto, S.E (Kepala Biro Administrasi Umum Sekretariat PB PON XXI/2024)

3. Budi Syahputra, S. Pd., M. Si (Ketua Bidang Pertandingan)

4. M. Maimun Masri, S.Pd (Wakil Ketua Bidang Pertandingan)

5. Rino Hadi Soebakti, S. Sos (BPP Bidang Pertandingan)

6. BPP Bidang Pengawasan

7. Fantor S (BPP Bidang Upacara)

8. Perwakilan Bidang Pengawasan

9. Perwakilan Bidang Transportasi

10. Perwakilan Bidang Konsumsi

11. Perwakilan Bidang Humas, Publikasi, Informasi & Teknologi

12. Perwakilan Bidang Kesehatan

13. Perwakilan Bidang Pemasaran

C. Adapun rangkaian kegiatan sbb :

1. Pada pukul 10.30 WIB Kadisporasu selaku Ketua Harian PB PON XXI Tahun 2024 Aceh-Sumut Wilayah Sumatera Utara tiba di ruangan rapat dan rapat langsung dimulai

2. ⁠Ketua Harian memberikan Kata Pengantar terkait topik pembahasan rapat

3. ⁠Ketua Harian mempresentasekan Format Laporan Pertanggungjawaban PB PON XXI Tahun 2024 Aceh-Sumut Wilayah Sumatera Utara untuk dilaksanakan oleh semua Bidang

4. ⁠Ketua Harian membuka sesi tanya jawab kepada para peserta rapat yang hadir

5. Hal-hal yang menjadi kesepakatan didalam rapat yaitu :

- Dalam rangka tercapainya Sukses Administrasi dalam Pelaksanaan PON XXI Tahun 2024 Aceh-Sumut Wilayah Sumatera Utara maka kita perlu menyepakati dan melakukan pengusunan pelaporan yang baik

- ⁠Sesuai informasi pada minggu ke-3 bulan Januari 2025 BPK akan melakukan uji petik pemeriksaan dalam pengelolaan keuangan tahun 2024. Salah satunya adalah PON

- ⁠Kita juga sudah berbangga hati karena beberapa bidang sudah melakukan reviu. Namun ada beberapa bidang yang belum melakukan reviu karena keterbatasan waktu. Salah satunya adalah Bidang IT

- ⁠Kepada Bidang yang belum melakukan reviu saya sudah dan akan mengeluarkan Surat Tugas agar melakukan reviu

- ⁠Konsekuensi dari hal tersebut bahwa mungkin akan ada saja pengembalian

- ⁠Sesuai perintah dari Ketua Umum maka Ketua Harian bertanggung jawab untuk membuat Laporan Pertanggungjawaban

- ⁠Laporan pertanggungjawaban yang kuta buat ini adalah kompilasi dari pada laporan pertanggungjawaban dari masing-masing bidang

- ⁠Masing-masing bidang seharusnya sudah selesai membuat laporan pertanggungjawaban karena sudah selesai briefing dengan BPKP Sumut

- ⁠Sehingga kami hanya perlu melakukan refresh dan peninjauan kembali dan finalisasi

- ⁠Masing-masing Ketua Bidang sudah memfinalkan e-PON nya masing-masing

- ⁠BPK akan melakukan pengawasan untuk itu kita harus melalukan persiapan-persiapan 

- Maka hari ini kami akan segera mengevaluasi Ketua Bidang yang sudah final terhadap e-PON akan kami closing. Yang sudah closing akan dilakukan penggabungan dengan bidang lain sehingga ini akan menjadi Perencanaan Awal kita

- ⁠Laporan keuangan adalah realisasi, kemaren sudah ada Bidang yang melalukan pengembalian sehingga kami menganggap sudah tidak membutuhkan pembiayaan apapun lagi di bidangnya kecuali Bidang Kesehatan

- ⁠Untuk Bidang Kesehatan kami sudah berkoordinasi dengan Bidang Pengawasan dalam waktu dekat saya akan mengeluarkan Surat Perintah Tugas

- ⁠PPK Bidang Kesehatab beserta Kabiro Administrasi Umum akan melakukan kunjungan ke Bidang Pengawasan

- ⁠Karena sekarang di Inspektorat sudah ada Pojok Inspektorat. Sehingga nanti mereka akan memberikan tanggapan terhadap permasalahan Bidang Kesehatan dan mengeluarkan Berita Acara sehingga dapat menjadi pedoman bagi Bidang Kesehatan

- ⁠Kita sudah memiliki Master Plan. Kapasitas kita sebagai perencana proposal PB PON untuk mengalokasikan biaya yang dibutuhkan pada pelaksanaan PON yang ditujukan pada Disporasu selaku OPD yang memberikan dana hibah

- ⁠Kemudian setelah ditetapkan Master Plan kita melakukan penyesuaian atau verifikasi. Hasil verifikasi ini yang akan difinalkan dari masing-masing bidang dan tidak ada lagi penambahan kegiatan

- ⁠Adanya penambahan Kegiatan-kegiatan pada waktu lalu sekarang sifatnya sudah final dan masuk kedalam verifikasi

- ⁠Verifikasi dan e-PON harus sinkron (sama). Kemudian ter-breakdown realisasinya

- ⁠Bagi bidang yang kemaren melakukan penambahan kegiatan dan belum direviu agar melapor ke Pak Apri agar kegiatan tersebut masuk didalam perencanaan yang sudah ada

- ⁠Masing-masing PPK melaporkan Berita Acara atau Notice terhadap reviu dari BPKP

- ⁠Sebelum penjilidan eksklusif harus konsultasi dulu kepada Pak Apri agar diperiksa apakah tata urutan laporannya sudah benar dan sesuai

- ⁠Masing-masing bidang menjilid sendiri laporannya. Sekretariat akan menjilid laporan secara keseluruhan

- ⁠Masing-masing bidang menyerahkan laporan aslinya kepada Sekretariat. Jadi laporan yang poto copy pertinggal di bidang

- ⁠Masing-masing bidang harus mempunyai pertinggal laporan dalam bentuk digital yang di-scan agar dokumen tersebut masih utuh bertahun-tahun kedepan

- ⁠Pertanggungjawaban yang terdapat di Laporan Pertanggungjawaban harus sesuai dengan yang ada di e-PON

- ⁠Untuk saat ini semua aset-aset peninggalan PON tetap berada di bidang masing-masing

- Laporan pertanggungjawaban dari masing-masing bidang sudah kami terima pada tanggal 10 Januari 2025

- ⁠Kami butuh support dari masing-masing bidang agar semua laporan ini dapat ter-cover secara komprehensif dari masing-masing bidang

6. Pada pukul 12.00 WIB Rapat Persiapan Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban PB PON XXI Tahun 2024 Aceh-Sumut Wilayah Sumatera Utara selesia dilaksanakan dengan aman dan kondusif